Krajowy System e-Faktur ułatwia przedsiębiorcom dostęp do dokumentów wystawionych na ich firmy. W systemie mogą jednak pojawić się również faktury, których podatnik nie rozpoznaje. Może to wynikać ze zwykłej pomyłki, błędnie wpisanego numeru NIP albo próby nadużycia.
Najważniejsza zasada brzmi: sama obecność faktury w KSeF nie oznacza, że należy ją automatycznie zapłacić lub zaksięgować.
Skąd może się wziąć nieznana faktura w KSeF?
Przedsiębiorca może zobaczyć w systemie dokument wystawiony przez firmę, z którą nigdy nie współpracował, albo fakturę dotyczącą zakupu, którego w rzeczywistości nie było.
Przyczyną może być między innymi:
- pomyłka wystawcy,
- nieprawidłowo wpisany NIP nabywcy,
- błędne przypisanie faktury,
- celowa próba wyłudzenia pieniędzy,
- próba wykorzystania danych przedsiębiorcy.
Osoba dokonująca nadużycia może liczyć na to, że pracownik firmy lub dział księgowy zapłaci dokument automatycznie tylko dlatego, że pojawił się on w oficjalnym systemie.
Dlatego faktury zakupowe w KSeF trzeba regularnie kontrolować.
Czy fakturę widoczną w KSeF trzeba zapłacić?
Nie. Faktura pojawiająca się w KSeF powinna zostać najpierw zweryfikowana.
Należy sprawdzić:
- kto wystawił dokument,
- czego dotyczy faktura,
- czy firma rzeczywiście zamawiała dany towar lub usługę,
- czy kwota i termin płatności są prawidłowe,
- czy dane nabywcy są zgodne,
- czy dokument odpowiada faktycznie zawartej transakcji.
Jeżeli przedsiębiorca nie rozpoznaje faktury, nie powinien płacić jej automatycznie ani przekazywać jej bez sprawdzenia do ujęcia w księgach.
Co zrobić z podejrzaną fakturą?
W pierwszej kolejności warto skontaktować się z wystawcą dokumentu. Może się okazać, że faktura została wystawiona omyłkowo i sytuację uda się szybko wyjaśnić.
Jeśli jednak przedsiębiorca podejrzewa oszustwo lub nadużycie, może zgłosić fakturę bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby to zrobić, należy:
- Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
- Przejść do zakładki „Faktury”, a następnie „Lista faktur”.
- Wybrać podejrzany dokument.
- Wejść w szczegóły faktury.
- Skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”.
- Wskazać powód zgłoszenia i uzupełnić uzasadnienie.
- Potwierdzić oświadczenie i wysłać zgłoszenie.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury scamowe należy obecnie zgłaszać z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a nie przez ogólny formularz zgłoszeniowy KSeF.
Czy podejrzaną fakturę należy zaksięgować?
Dokumentu, który nie dotyczy rzeczywistego zakupu dokonanego przez przedsiębiorcę, nie należy automatycznie ujmować w kosztach ani w rozliczeniu VAT.
Faktura sama w sobie nie tworzy rzeczywistej transakcji. Podstawą rozliczenia powinien być faktyczny zakup towaru lub usługi związany z prowadzoną działalnością.
Dlatego przed zaksięgowaniem dokumentu warto przekazać księgowej informację, że faktura jest nierozpoznana lub została zgłoszona jako podejrzana.
Jak ograniczyć ryzyko opłacenia fałszywej faktury?
W firmie warto wprowadzić prostą procedurę weryfikacji dokumentów:
- regularnie sprawdzać faktury zakupowe w KSeF,
- porównywać je z zamówieniami, umowami i potwierdzeniami odbioru,
- nie opłacać faktur wyłącznie na podstawie ich obecności w systemie,
- ustalić, kto w firmie zatwierdza dokumenty do płatności,
- informować biuro rachunkowe o każdej nierozpoznanej fakturze,
- zgłaszać uzasadnione podejrzenia nadużycia.
Szczególnie ważna jest współpraca między przedsiębiorcą, pracownikiem odpowiedzialnym za płatności oraz biurem rachunkowym. Księgowa może zauważyć nieprawidłowość w dokumencie, ale nie zawsze wie, czy dana transakcja rzeczywiście miała miejsce.
Faktura w KSeF nie zwalnia z kontroli
KSeF porządkuje obieg faktur, ale nie zastępuje wewnętrznej weryfikacji dokumentów. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, za co płaci i czy dany wydatek rzeczywiście dotyczy jego działalności.
Jeżeli w KSeF pojawi się faktura, której nie rozpoznajesz:
nie płać jej automatycznie, nie księguj jej bez sprawdzenia i jak najszybciej wyjaśnij sytuację.
W przypadku podejrzenia oszustwa skorzystaj z opcji zgłoszenia nadużycia dostępnej w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Oficjalny podręcznik aplikacji potwierdza, że funkcja jest dostępna bezpośrednio w podglądzie szczegółów faktury.
Potrzebujesz wsparcia w obsłudze KSeF albo weryfikacji dokumentów wystawionych na Twoją firmę? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym PROSPERO.
biuroprospero.pl