Sezon wakacyjny nie oznacza, że przedsiębiorca przestaje prowadzić biznes. Wyjazd nad morze, w góry czy za granicę może być jednocześnie okazją do spotkania z kontrahentem, udziału w targach, szkoleniu, wykonania sesji zdjęciowej, nagrania materiałów reklamowych albo przeprowadzenia researchu związanego z działalnością.
Czy w takiej sytuacji hotel, przejazd, paliwo albo część innych wydatków można zaliczyć do kosztów firmy?
Tak, w odpowiednich okolicznościach jest to możliwe. Kluczowy jest jednak rzeczywisty związek konkretnego wydatku z prowadzoną działalnością.
Wakacyjny kierunek nie przekreśla kosztu firmowego
W przepisach nie ma zasady mówiącej, że wydatek poniesiony w lipcu, sierpniu, nad morzem albo w popularnym kurorcie automatycznie staje się wydatkiem prywatnym.
Liczy się przede wszystkim cel.
Kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Oficjalny serwis Biznes.gov.pl wskazuje również wprost, że przykładem wydatku związanego z zachowaniem źródła przychodów mogą być koszty organizacji spotkań z kontrahentami.
Jeżeli więc przedsiębiorca jedzie do Sopotu tylko po to, żeby spędzić tydzień z rodziną, mamy do czynienia z sytuacją prywatną.
Jeśli jednak podczas pobytu ma zaplanowane spotkania z partnerami biznesowymi, uczestniczy w targach, przeprowadza sesję produktową, tworzy materiały do kampanii albo realizuje inne konkretne zadania związane z firmą, część kosztów wyjazdu może wymagać zupełnie innej oceny.
Sama faktura na firmę to za mało
Jednym z częstszych błędów jest założenie:
„Mam fakturę z NIP-em firmy, więc mam koszt”.
To nie działa w ten sposób.
Faktura potwierdza poniesienie wydatku, ale przedsiębiorca powinien być również w stanie wykazać, dlaczego ten wydatek był potrzebny jego działalności.
Im bardziej wyjazd wygląda na typowo wakacyjny, tym bardziej istotne może być dobre udokumentowanie jego części biznesowej. Aktualne interpretacje podatkowe również podkreślają znaczenie dokumentacji potwierdzającej wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych i podróżami.
Dlatego poza samą fakturą warto zachować na przykład korespondencję z kontrahentem, zaproszenie na targi, bilety na wydarzenie, harmonogram spotkania, brief sesji, materiały z realizacji czy krótką notatkę opisującą biznesowy cel wyjazdu.
Hotel podczas wyjazdu – kiedy może być kosztem?
Jeżeli nocleg jest niezbędny do wykonania konkretnego zadania biznesowego, wydatek może pozostawać w związku z działalnością.
Przykład: przedsiębiorca z Bydgoszczy jedzie na trzydniowe targi branżowe do Gdańska. Ma spotkania z dostawcami, bierze udział w wydarzeniu i nocuje na miejscu, ponieważ codzienny powrót byłby niepraktyczny.
Taki hotel ma znacznie wyraźniejszy związek z działalnością niż tygodniowy pobyt całej rodziny w apartamencie, podczas którego przedsiębiorca odbywa jedno krótkie spotkanie.
Nie oznacza to jednak, że połączenie wyjazdu biznesowego z prywatnym jest zabronione. W takiej sytuacji trzeba przede wszystkim oddzielić to, co firmowe, od tego, co prywatne.
Można połączyć biznes z wypoczynkiem
To bardzo ważne, ponieważ przedsiębiorca nie musi wybierać między pracą a wakacjami.
Wyobraźmy sobie, że właściciel firmy jedzie do Barcelony na pięć dni. Przez pierwsze dwa dni uczestniczy w targach i spotkaniach z kontrahentami, a następnie zostaje jeszcze trzy dni prywatnie.
Sam fakt pozostania na urlop nie sprawia automatycznie, że wcześniejsze wydatki biznesowe przestają mieć związek z działalnością. Trzeba jednak właściwie przeanalizować koszty i nie próbować przypisywać firmie wydatków ewidentnie prywatnych.
Podobnie będzie, gdy razem z przedsiębiorcą podróżuje rodzina. Koszt noclegu czy atrakcji dotyczący współmałżonka i dzieci nie staje się wydatkiem firmowym tylko dlatego, że faktura została wystawiona na przedsiębiorcę.
Paliwo i przejazdy podczas wyjazdu
Koszt transportu może być związany z działalnością, jeżeli sam przejazd ma cel biznesowy.
Może chodzić o dojazd na targi, do klienta, dostawcy, na sesję, szkolenie czy konferencję.
Przy samochodzie trzeba jednak pamiętać, że sposób rozliczenia wydatków zależy również od tego, czy pojazd jest firmowy, prywatny, leasingowany oraz czy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności, czy również prywatnie.
Dlatego nie warto stosować jednej zasady do każdego samochodu. To jeden z tych elementów, który najlepiej sprawdzić z księgowością przed rozliczeniem całego wyjazdu.
A co z restauracją i spotkaniem z kontrahentem?
Tutaj sytuacja wymaga większej ostrożności.
Nie jest prawdą, że każda faktura z restauracji automatycznie nie może być kosztem. Organy podatkowe wskazują, że wydatki gastronomiczne trzeba analizować pod kątem ich rzeczywistego celu. Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy dominującym celem wydatku jest reprezentacja, czyli kreowanie wizerunku firmy lub okazałości wobec kontrahenta.
Z drugiej strony zwykłe spotkanie robocze z kontrahentem, podczas którego omawiana jest umowa, projekt czy przyszła współpraca, wymaga indywidualnej oceny i nie powinno być z góry traktowane tak samo jak wystawna kolacja o charakterze reprezentacyjnym.
Dlatego przy takich wydatkach szczególnie ważne jest określenie celu spotkania oraz jego związku z działalnością.
Sesja zdjęciowa, nagrania i content podczas wakacji
To szczególnie ciekawy przypadek dla firm działających w marketingu, modzie, turystyce, gastronomii, e-commerce czy social media.
Jeżeli marka jedzie nad morze właśnie po to, żeby przygotować kampanię letnią, wykonać zdjęcia produktów, nagrać materiały reklamowe albo stworzyć content do sprzedaży, wyjazd może mieć bardzo konkretny cel gospodarczy.
Wtedy liczy się możliwość pokazania, że wydatek rzeczywiście służył firmie.
Jeśli powstała kampania, zdjęcia zostały wykorzystane w sklepie internetowym, materiały opublikowano w mediach społecznościowych, a podczas wyjazdu pracował fotograf, modelka czy zespół marketingowy, mamy zdecydowanie więcej argumentów wskazujących na biznesowy charakter poniesionych wydatków.
Research również może mieć znaczenie
Nie każdy przedsiębiorca jedzie na targi albo konferencję.
Architekt może odwiedzać hotele i realizacje wnętrz. Restaurator może analizować koncepty gastronomiczne. Projektant mody może odwiedzać showroomy i wydarzenia branżowe. Agencja marketingowa może produkować materiały dla klienta w konkretnej lokalizacji.
Sam napis „research” na fakturze oczywiście nie wystarczy. Jeśli jednak rzeczywiście wynika on ze specyfiki działalności i można pokazać późniejsze wykorzystanie zdobytych materiałów lub informacji, jest to element, który warto przeanalizować.
Najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie
Przy wyjazdach łączących biznes i wypoczynek warto przed zaksięgowaniem wydatków odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- jaki był konkretny cel biznesowy wyjazdu,
- które wydatki były potrzebne do realizacji tego celu,
- które koszty mają charakter wyłącznie prywatny,
- jakie dokumenty potwierdzają spotkania, wydarzenia lub realizacje,
- czy wydatek można racjonalnie powiązać z przychodem lub funkcjonowaniem firmy,
- czy dany koszt nie należy do wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.
Takie podejście jest znacznie bezpieczniejsze niż zarówno wrzucanie wszystkiego w koszty, jak i automatyczne rezygnowanie ze wszystkich wydatków tylko dlatego, że wyjazd odbywał się w wakacyjnej miejscowości.
Ważne – ryczałt działa inaczej
Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, sytuacja wygląda inaczej niż przy skali podatkowej czy podatku liniowym.
Na ryczałcie podatek jest liczony od przychodu i nie można pomniejszać go o standardowe koszty uzyskania przychodów. Oznacza to, że hotel, paliwo czy inne wydatki firmowe nie obniżą podstawy PIT tak jak u przedsiębiorcy rozliczanego od dochodu.
To kolejny powód, dla którego sposób rozliczenia warto analizować indywidualnie.
Dobra księgowość nie polega wyłącznie na mówieniu „nie”
Wydatki związane z podróżami są dobrym przykładem tego, jak ważne jest indywidualne podejście do przedsiębiorcy.
Nie chodzi o to, żeby każdy wyjazd wakacyjny zamieniać w delegację firmową. Nie chodzi też o to, żeby z góry odrzucać każdy koszt tylko dlatego, że firma działała w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji.
Najważniejsze jest ustalenie, co rzeczywiście było związane z biznesem, jak zostało udokumentowane i w jaki sposób powinno zostać rozliczone.
Dobrze prowadzona księgowość powinna pomagać przedsiębiorcy korzystać z dostępnych możliwości zgodnie z przepisami, a jednocześnie ograniczać ryzyko w przypadku ewentualnej kontroli.
Wakacje i firma mogą iść w parze
Prowadzenie działalności nie kończy się wraz z rozpoczęciem sezonu urlopowego.
Spotkanie z kontrahentem, szkolenie, targi, sesja zdjęciowa, nagrania czy inne działania biznesowe mogą odbywać się również podczas wyjazdu. Jeżeli poniesione wydatki mają realny związek z działalnością, warto je przeanalizować, zamiast automatycznie z nich rezygnować.
Kluczem jest rozsądne rozdzielenie części prywatnej od firmowej oraz odpowiednia dokumentacja.
Planujesz wyjazd, który łączy wypoczynek z działaniami biznesowymi i nie wiesz, które wydatki możesz rozliczyć? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym PROSPERO. Sprawdzimy Twoją sytuację indywidualnie i pomożemy dobrać bezpieczny sposób rozliczenia.
biuroprospero.pl