Nowy system, nowa rzeczywistość – i jedno jest pewne: KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców. W PROSPERO od miesięcy przygotowujemy się na tę zmianę, by pomóc naszym klientom przejść przez nią spokojnie i bez błędów.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest KSeF i jak działa
- Kiedy zacznie obowiązywać i dla kogo
- Co trzeba zrobić, aby być gotowym
- Dlaczego warto działać już teraz
Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą będą wystawiane i odbierane wszystkie faktury w obrocie gospodarczym. Oznacza to, że:
- Nie wysyłamy faktury do kontrahenta bezpośrednio mailem,
- Tylko faktury przesłane przez KSeF będą uznawane za wystawione.
Faktura będzie najpierw trafiać do ministerialnego systemu, a stamtąd – do odbiorcy. Taki sposób ewidencji faktur wprowadza jednolity standard i pełną transparentność.
Terminy: kto i kiedy musi wdrożyć KSeF?
Ministerstwo podzieliło wprowadzenie obowiązku na 3 etapy, w zależności od skali działalności:
Od 1 lutego 2026 r.
Dla firm, których przychody przekroczyły 200 mln zł w 2024 roku.
Od 1 kwietnia 2026 r.
Dla większości przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzonej działalności.
Od 1 stycznia 2027 r.
Dla najmniejszych podatników – wykluczonych cyfrowo.
Co musisz zrobić jako przedsiębiorca?
Aby zacząć korzystać z KSeF, musisz:
- Nadać uprawnienia do systemu swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu. Robisz to na stronie podatki.gov.pl.
- Zaktualizować swój program do fakturowania, aby był zgodny z KSeF.
- Zacząć przesyłać faktury przez system – testowo lub oficjalnie (w zależności od terminu).
Ciekawostka: faktury będą oznaczone specjalnym numerem KSeF – a data wpływu do systemu będzie uznawana za datę wystawienia i przesłania faktury.
Czy to skomplikowane?
Dla osoby, która nie zajmuje się księgowością na co dzień – tak. Ale spokojnie – w PROSPERO jesteśmy przeszkoleni, przygotowani i aktywnie wdrażamy KSeF w firmach naszych klientów.
Wiemy, jak działa system, jak nadać uprawnienia, z jakimi błędami trzeba się liczyć i jak ich uniknąć. Możemy poprowadzić Cię za rękę – lub wdrożyć wszystko za Ciebie.
Dlaczego nie warto czekać?
Im szybciej przygotujesz się do KSeF, tym mniejsze ryzyko błędów i opóźnień po wejściu obowiązku. Dodatkowo:
- Unikasz paniki w ostatniej chwili,
- Możesz wcześniej przetestować swój system,
- Zyskujesz wsparcie zespołu, który zna temat od podszewki.
Podsumowanie: KSeF z PROSPERO – spokojnie i profesjonalnie
W PROSPERO:
- Mamy za sobą pełne szkolenia KSeF,
- Wspieramy zarówno JDG, jak i spółki,
- Prowadzimy księgowość w języku polskim i angielskim,
- Znamy realne potrzeby firm – małych i dużych.
Jeśli chcesz być gotowy na KSeF, a nie wpaść w chaos na ostatnią chwilę – odezwij się do nas. Chętnie Ci pomożemy.