Wpis

Praca zdalna na dobre wpisała się w rzeczywistość wielu firm i freelancerów. Biuro w mieszkaniu, wideokonferencje zamiast spotkań w salach konferencyjnych i praca „z każdego miejsca na świecie” – to codzienność w 2025 roku.

Z perspektywy księgowości praca zdalna otwiera wiele pytań: co można uznać za koszt, jak to udokumentować i jak nie przesadzić, żeby nie narazić się na kontrolę skarbową? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który odpowiada na te wątpliwości.

1. Koszty mediów i utrzymania mieszkania

Skoro Twoje biuro znajduje się w domu, naturalne jest, że ponosisz wydatki na media, które są potrzebne do pracy.

• Możesz rozliczyć część czynszu, prądu, ogrzewania, wody czy internetu.
• Klucz to proporcja – najczęściej według powierzchni wykorzystywanej na działalność. Przykład: jeśli Twój pokój biurowy zajmuje 20% mieszkania, do kosztów możesz wrzucić 20% rachunków.

Ważne: Dokumentacja powinna być spójna i logiczna. Jeśli Twoje biuro to 10 m² w 50-metrowym mieszkaniu, urzędnik nie uwierzy, że w koszty wpisujesz cały czynsz.

2. Internet i telefon – absolutna podstawa pracy zdalnej

Nie ma pracy online bez dobrego łącza internetowego.

• Faktury za internet mogą w całości stanowić koszt działalności, jeśli jest to firmowa usługa.
• Podobnie telefon – jeśli wykorzystywany jest do pracy z klientami czy kontrahentami, całość abonamentu można rozliczyć w kosztach.

Warto mieć osobny numer firmowy. To porządkuje sprawy zawodowe i prywatne, a przy kontroli nie budzi wątpliwości.

3. Wyposażenie domowego biura

Praca z kanapy brzmi wygodnie tylko przez pierwszy tydzień. Potem zaczynają się bóle pleców i spadek efektywności.

• Biurko, ergonomiczne krzesło, monitor, lampka – to wszystko można ująć w kosztach, pod warunkiem, że faktycznie jest wykorzystywane w działalności.
• Pamiętaj o dowodach zakupu – najlepiej fakturze z NIP-em.

Co ważne: w 2025 roku nadal obowiązują limity amortyzacji dla niektórych sprzętów, np. komputerów. Dlatego lepiej skonsultować większe zakupy z księgowym.

4. Samochód w pracy zdalnej

Choć nie jeździsz codziennie do biura, samochód nadal bywa potrzebny: na spotkania, szkolenia, czy do klientów.

• Możesz rozliczyć koszty paliwa, ubezpieczenia, leasingu czy serwisu.
• Jeśli używasz auta także prywatnie, pamiętaj o zasadzie proporcji – np. 50% wydatków na cele służbowe.

Limit amortyzacji samochodów osobowych w 2025 roku to wciąż 150 tys. zł – to ważna granica, której nie można pominąć.

5. Spotkania z klientami i codzienne drobiazgi

Praca zdalna nie oznacza zamknięcia się w czterech ścianach.

• Spotkania z klientami w kawiarni, zakup kawy czy wody do biura, materiały biurowe – to w pełni uzasadnione koszty firmowe.
• Warto też pamiętać o szkoleniach online, konsultacjach czy programach komputerowych – jeśli rozwijasz swoje umiejętności zawodowe, takie wydatki również można ująć w kosztach.

Na co uważać?

Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców pracujących zdalnie:

1. Brak dokumentacji. Paragon bez NIP-u w większości przypadków nie będzie kosztem.
2. Zawyżanie kosztów. Próba wrzucenia całego czynszu czy prądu do kosztów może skończyć się korektą podczas kontroli.
3. Nieuporządkowane faktury. Dokumenty przechowywane „w szufladzie” czy „w mailach” to proszenie się o problemy w razie kontroli.

Podsumowanie

Praca zdalna to komfort, ale też odpowiedzialność – również w księgowości. Dobrze prowadzona ewidencja kosztów pozwala obniżyć podatki i usprawnić działanie firmy, źle prowadzona – generuje ryzyko i stres.

W PROSPERO pomagamy przedsiębiorcom rozliczać pracę zdalną zgodnie z przepisami i z rozsądkiem. Wiemy, co można ująć w kosztach, a co lepiej zostawić poza firmą. Dzięki temu klienci zyskują nie tylko spokój, ale i realne oszczędności.

Masz wątpliwości, co w Twoim przypadku można rozliczyć? Skontaktuj się z nami – doradzimy i pomożemy poukładać Twoje koszty pracy zdalnej.