Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze oraz część spółek czeka prawdziwa rewolucja w księgowości. Zmieniają się zasady prowadzenia KPiR – księgi przychodów i rozchodów. Dotychczas wielu przedsiębiorców korzystało z papierowej formy, czasem nawet ręcznie uzupełnianych zeszytów czy prostych arkuszy. Od nowego roku to już nie wystarczy – KPiR będzie musiała być prowadzona wyłącznie elektronicznie.
KPiR w 2026 – koniec papierowej księgowości
Najważniejsza zmiana to całkowite odejście od papierowej dokumentacji. Przedsiębiorcy będą zobowiązani prowadzić elektroniczną KPiR w formie zgodnej z wymogami Ministerstwa Finansów. Oznacza to:
- brak możliwości ręcznego uzupełniania zapisów,
- obowiązek korzystania z programu księgowego zgodnego z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
- konieczność przesyłania danych w ujednoliconym formacie.
Dzięki temu fiskus będzie miał szybki dostęp do danych, a przedsiębiorcy – większą kontrolę nad spójnością dokumentów.
Jak przygotować firmę na nowe obowiązki?
Zmiany w KPiR 2026 to nie tylko formalność, ale także wyzwanie techniczne. W praktyce oznacza to, że każda firma powinna:
- Sprawdzić, czy program księgowy, z którego korzysta, jest dostosowany do nowych wymogów.
- Przygotować się do integracji z KSeF. Wiele programów oferuje już testowe wersje, ale warto to wdrożyć z wyprzedzeniem.
- Zadbać o szkolenia – zarówno dla właścicieli JDG, jak i dla osób, które na co dzień obsługują księgowość.
Warto pamiętać, że Prospero już dziś pracuje na systemach dostosowanych do nowych regulacji. Dzięki temu przedsiębiorcy powierzający nam księgowość nie muszą martwić się o dodatkowe wdrożenia.
Dlaczego zmiany w KPiR są tak istotne?
Nowe przepisy nie są tylko „techniczną zmianą”. W praktyce:
- zwiększają przejrzystość dokumentów,
- ograniczają ryzyko błędów,
- dają urzędom skarbowym łatwiejszy dostęp do kontroli.
Dla przedsiębiorców oznacza to mniej swobody, ale też… większe bezpieczeństwo. Poprawnie prowadzona elektroniczna KPiR to tarcza w przypadku kontroli podatkowej – wszystko jest zapisane, zsynchronizowane i spójne.
Podsumowanie
Od 2026 roku prowadzenie KPiR w formie papierowej przechodzi do historii. Każdy przedsiębiorca będzie musiał prowadzić księgę przychodów i rozchodów w formie elektronicznej, zintegrowanej z systemami Ministerstwa Finansów. To duża zmiana, ale też szansa na bardziej uporządkowaną księgowość.
👉 Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na KPiR 2026, skontaktuj się z nami.
W Biurze Rachunkowym PROSPERO nie tylko prowadzimy księgowość zgodnie z nowymi przepisami, ale także doradzamy, jak najlepiej przygotować się na nadchodzące zmiany.