Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców
W ostatnich latach weryfikacja kontrahentów stała się jednym z najważniejszych elementów prowadzenia bezpiecznego biznesu. Coraz częściej to nie urząd skarbowy musi udowadniać przedsiębiorcy udział w fikcyjnej transakcji – to przedsiębiorca musi udowodnić, że dochował należytej staranności i faktycznie sprawdził swojego partnera biznesowego.
Dlaczego to takie ważne?
Bo jeśli kontrahent okaże się nieuczciwy lub… nie istnieje naprawdę, przedsiębiorca może stracić prawo do odliczenia VAT, mieć zablokowane konto bankowe, a w skrajnych przypadkach nawet ponosić odpowiedzialność karnoskarbową – mimo że działał w dobrej wierze.
Dlatego w PROSPERO od lat edukujemy naszych klientów, jak chronić swoją firmę jeszcze zanim wystawią czy opłacą pierwszą fakturę.
Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik, który pozwoli Ci wdrożyć prostą, skuteczną i zgodną z przepisami procedurę weryfikacji kontrahentów.
Dlaczego KAS tak dokładnie sprawdza kontrahentów?
Administracja skarbowa od kilku lat intensywnie walczy z tzw. karuzelami VAT i fikcyjnymi podmiotami, które wystawiają fałszywe faktury.
W praktyce wygląda to tak, że kontrola:
- sprawdza, czy firma faktycznie istnieje,
- czy prowadzi realną działalność,
- czy ma prawo do odliczeń VAT,
- czy przedsiębiorca, który kupił usługę lub towar, zachował należytą staranność.
Jeśli urząd stwierdzi, że przedsiębiorca nie sprawdził podstawowych danych partnera biznesowego, może uznać, że brał udział w fikcyjnej transakcji – nawet jeśli nie miał o tym pojęcia.
Dlatego odpowiedzialność za weryfikację kontrahentów realnie przeniesiono… na przedsiębiorców.
Co dokładnie powinna obejmować weryfikacja kontrahenta?
Choć brzmi to jak skomplikowana procedura, w praktyce zajmuje to minutę.
Najważniejsze elementy to:
1. Sprawdzenie statusu VAT kontrahenta
Wykorzystaj do tego oficjalną bazę Ministerstwa Finansów.
Dowiesz się, czy Twój kontrahent jest:
- czynnym podatnikiem VAT,
- zwolniony z VAT,
- czy został wykreślony z rejestru.
2. Weryfikacja numeru rachunku bankowego na białej liście VAT
Jeśli wykonasz przelew powyżej 15 000 zł na rachunek, którego nie ma w wykazie, urząd może zakwestionować koszt i odliczenie VAT.
3. Sprawdzenie danych w KRS/CEIDG
Zwróć uwagę, czy:
- adres,
- nazwa firmy,
- osoby zarządzające
pokrywają się z danymi na fakturze.
4. Analiza adresu siedziby
Czerwone flagi:
- wirtualne biuro bez obsługi,
- adres mieszkania przy dużej skali działalności,
- częste zmiany lokalizacji.
5. Zachowanie potwierdzeń
Najlepiej zapisać PDF wygenerowany z białej listy lub zrobić zrzut ekranu z datą.
To dowód na Twoją staranność – często kluczowy w trakcie kontroli.
Dlaczego to takie ważne? Kilka przykładów z praktyki
W PROSPERO wielokrotnie spotkaliśmy się z sytuacjami, w których przedsiębiorcy narażali się na niepotrzebne ryzyko, bo nie sprawdzili podstawowych danych kontrahenta:
- firma widniejąca w KRS nie miała aktywnego rachunku na białej liście,
- kontrahent został wykreślony z VAT na 3 dni przed wystawieniem faktury,
- adres siedziby prowadził do miejsca, gdzie „mieściło się” kilkaset podmiotów bez realnej działalności.
We wszystkich tych przypadkach przedsiębiorcy byli przekonani, że działają zgodnie z prawem.
Dopiero w trakcie kontroli dowiadywali się, że urząd zakwestionował ich prawo do odliczenia VAT – bo nie dochowali należytej staranności.
Jak PROSPERO pomaga firmom?
Wspólnie z naszymi klientami wdrażamy krótkie, praktyczne procedury, które:
- nie wydłużają czasu pracy,
- są proste w obsłudze,
- chronią firmę przed stratami,
- dają mocne argumenty w trakcie ewentualnej kontroli.
Weryfikacja kontrahentów to nie biurokracja – to profilaktyka podatkowa
Prowadzenie firmy w 2025 roku wymaga nie tylko liczenia podatków, ale też dbania o bezpieczeństwo swoich transakcji.
Minimum staranności to nie obciążenie – to inwestycja w spokój i stabilność firmy.
Potrzebujesz wsparcia? Jesteśmy tu dla Ciebie
Jeśli chcesz wdrożyć w swojej firmie prostą, zgodną z przepisami procedurę weryfikacji kontrahentów -skontaktuj się z nami.
Pomożemy Ci przejść przez cały proces krok po kroku.
📍 PROSPERO – Pod Dębową Górą 117/119, Toruń
🌐 www.biuroprospero.pl