KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców w Polsce. To ogromna zmiana – wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez system Ministerstwa Finansów, zamiast być wysyłane mailem czy w PDF-ie.
Dlatego warto zacząć przygotowania już teraz. W tym poradniku wyjaśniamy, jak wdrożyć KSeF krok po kroku i na co zwrócić uwagę, aby uniknąć problemów.
1. Zrozum, czym jest KSeF i kogo dotyczy
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna baza, w której każda faktura VAT będzie wystawiana i przechowywana.
- Dotyczy wszystkich przedsiębiorców – od jednoosobowych działalności po spółki.
Ten temat szerzej omówiliśmy w poprzednim artykule na blogu oraz w naszych rolkach edukacyjnych na social mediach PROSPERO – zachęcamy do zajrzenia, jeśli chcesz dokładniej poznać, kogo i w jakich terminach obejmie obowiązek.
2. Sprawdź swój program do fakturowania
Nie każdy program księgowy czy do wystawiania faktur jest już zintegrowany z KSeF.
Skontaktuj się z dostawcą swojego oprogramowania i zapytaj:
- Czy system obsługuje KSeF?
- Jak wygląda integracja?
- Czy będzie potrzebna dodatkowa licencja lub moduł?
3. Nadaj uprawnienia w KSeF
Żeby w ogóle korzystać z systemu, musisz nadać księgowej/biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia.
- Logujesz się do KSeF przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
- W systemie wskazujesz osoby, które będą mogły wystawiać i odbierać faktury w Twoim imieniu.
To kluczowy krok – bez nadanych uprawnień nie da się wystawić żadnej faktury.
4. Przygotuj pracowników i procedury
- Przeszkol osoby, które zajmują się wystawianiem dokumentów.
- Określ, kto w firmie ma prawo do zatwierdzania faktur.
- Zadbaj o procedury bezpieczeństwa – np. kto nadaje dostęp nowym osobom.
5. Przetestuj system przed obowiązkiem
Ministerstwo udostępnia środowisko testowe KSeF – warto z niego skorzystać.
Dzięki temu możesz sprawdzić:
- Jak wygląda wystawienie faktury,
- Jak długo trwa proces,
- Czy dane poprawnie przechodzą do systemu.
6. Dlaczego warto zacząć już teraz?
- Unikniesz błędów na starcie. Wdrożenie systemu w firmie w ostatniej chwili może skończyć się paraliżem wystawiania faktur.
- Zyskasz czas na szkolenie zespołu.
- Możesz liczyć na pomoc księgowego. W PROSPERO działamy już w trybie testowym i pomagamy klientom przechodzić przez proces krok po kroku.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale także organizacyjna. Warto podejść do niej z wyprzedzeniem:
- Sprawdź swój program księgowy,
- Nadaj uprawnienia,
- Przeszkol pracowników,
- Przetestuj system.
Jeśli nie chcesz tracić czasu na samodzielne analizowanie procedur – w PROSPERO jesteśmy już gotowi i wdrażamy KSeF u naszych klientów. Skontaktuj się z nami i przejdź przez zmiany bez stresu.