Od 2026 roku zmienia się sposób liczenia stażu pracy. To jedna z ważniejszych zmian dla pracowników, ale również istotna informacja dla pracodawców, działów kadr i firm obsługujących dokumentację pracowniczą.
Do tej pory wiele osób, które przez lata pracowały na umowie zlecenie albo prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą, po przejściu na etat nie mogło zaliczyć tych okresów do stażu pracy na takich samych zasadach jak klasycznej umowy o pracę.
Nowe przepisy mają to zmienić.
Co zmienia się w stażu pracy?
Nowe zasady przewidują, że do stażu pracy mogą być wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.
Znaczenie mogą mieć również między innymi:
- okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,
- okresy pracy na podstawie umowy zlecenie,
- inne okresy aktywności zawodowej, które będą możliwe do potwierdzenia zgodnie z przepisami.
To oznacza, że pracownik, który wcześniej przez kilka lat pracował na zleceniu albo prowadził firmę, nie będzie automatycznie traktowany tak, jakby zaczynał swoją historię zawodową od zera.
Dla wielu osób może to być bardzo korzystna zmiana.
Dlaczego staż pracy jest tak ważny?
Staż pracy ma wpływ na różne uprawnienia pracownicze.
Jednym z najważniejszych przykładów jest wymiar urlopu wypoczynkowego.
Pracownik z krótszym stażem pracy ma co do zasady 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku.
Po osiągnięciu odpowiedniego stażu pracy może mieć już 26 dni urlopu.
To oznacza, że wcześniejsza praca na zleceniu albo prowadzenie działalności gospodarczej może realnie przełożyć się na większe uprawnienia pracownicze.
Przykład:
Osoba pracowała kilka lat na umowie zlecenie, a następnie została zatrudniona na etat.
Po uwzględnieniu wcześniejszych okresów może szybciej osiągnąć staż uprawniający do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
W praktyce to bardzo konkretna korzyść dla pracownika.
Kto może zyskać na nowych zasadach?
Na zmianach mogą skorzystać przede wszystkim osoby, które przed zatrudnieniem na umowę o pracę zdobywały doświadczenie zawodowe w innej formie.
Dotyczy to między innymi osób, które:
- pracowały na umowach zlecenie,
- prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą,
- przez lata były samozatrudnione,
- zmieniły formę współpracy z B2B na umowę o pracę,
- mają za sobą kilka lat aktywności zawodowej poza klasycznym etatem.
Dla takich pracowników nowe zasady mogą oznaczać większą sprawiedliwość w ustalaniu uprawnień pracowniczych.
Od kiedy obowiązują nowe zasady?
Zmiany są wprowadzane etapami.
Od 1 stycznia 2026 roku nowe zasady dotyczą sektora publicznego.
Od 1 maja 2026 roku obejmują również sektor prywatny.
To oznacza, że pracodawcy prywatni także muszą przygotować się do nowych zasad ustalania stażu pracy i analizowania dokumentów dostarczanych przez pracowników.
Jak udokumentować wcześniejsze okresy pracy?
Samo oświadczenie pracownika może nie wystarczyć.
Aby wcześniejsze okresy zostały uwzględnione, pracownik będzie musiał je odpowiednio udokumentować.
W praktyce istotne znaczenie może mieć zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
To pracownik powinien wystąpić o odpowiednie potwierdzenie, a następnie przedstawić je pracodawcy.
Dla pracodawcy oznacza to konieczność większej uważności przy analizie dokumentów kadrowych.
Co ta zmiana oznacza dla pracodawców?
Dla pracodawców nowe przepisy oznaczają dodatkowe obowiązki organizacyjne.
Trzeba będzie dokładniej analizować dokumenty przedstawiane przez pracowników i prawidłowo ustalać ich staż pracy.
To może mieć wpływ między innymi na:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- uprawnienia pracownicze zależne od stażu,
- dokumentację kadrową,
- planowanie nieobecności pracowników,
- poprawność rozliczeń kadrowo-płacowych.
W praktyce działy kadr powinny przygotować się na sytuacje, w których pracownicy będą przedstawiać dodatkowe dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy aktywności zawodowej.
Najczęstszy błąd pracodawców
Najczęstszy błąd może polegać na automatycznym zakładaniu, że do stażu pracy liczy się wyłącznie wcześniejsza umowa o pracę.
Po zmianach takie podejście może być nieprawidłowe.
Jeżeli pracownik przedstawi odpowiednie dokumenty, wcześniejsze okresy pracy na zleceniu czy prowadzenia działalności mogą mieć znaczenie przy ustalaniu jego uprawnień.
Dlatego warto zweryfikować procedury kadrowe i przygotować osoby odpowiedzialne za obsługę pracowników.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Zmiana dotycząca stażu pracy może wydawać się prosta, ale w praktyce może wpłynąć na codzienną pracę działów kadrowych.
Pracodawcy powinni wiedzieć:
- jakie okresy mogą być zaliczane do stażu pracy,
- jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik,
- jak przeliczyć staż po dostarczeniu dokumentów,
- jaki wpływ ma to na urlop wypoczynkowy,
- jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.
Im wcześniej firma uporządkuje te kwestie, tym mniejsze ryzyko błędów kadrowych.
Podsumowanie
Nowe zasady liczenia stażu pracy w 2026 roku mogą być bardzo korzystne dla wielu pracowników.
Osoby, które wcześniej pracowały na umowie zlecenie albo prowadziły działalność gospodarczą, mogą zyskać możliwość uwzględnienia tych okresów przy ustalaniu stażu pracy.
Może to przełożyć się między innymi na wymiar urlopu wypoczynkowego i inne uprawnienia pracownicze.
Dla pracodawców oznacza to większą odpowiedzialność przy analizie dokumentów oraz konieczność prawidłowego ustalania stażu pracy.
To zmiana, którą warto znać wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy pracownik przyniesie dokumenty do kadr.
PROSPERO – wsparcie dla firm
W PROSPERO pomagamy przedsiębiorcom w prawidłowym prowadzeniu księgowości, kadr i płac oraz przygotowaniu firmy do zmian w przepisach.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z aktualnymi zasadami, odwiedź biuroprospero.pl.