Wielu przedsiębiorców przez lata przyzwyczaiło się do sytuacji, w której brakującą fakturę można było wystawić później i odpowiednio ją ująć w dokumentacji. Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur część tych przyzwyczajeń będzie musiała się zmienić.
Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest:
„Zapomniałem wystawić fakturę w poprzednim miesiącu. Czy mogę po prostu dopisać ją później w KSeF?”
Odpowiedź nie jest skomplikowana.
Nie można cofnąć daty wystawienia faktury w KSeF.
Jak działa data wystawienia w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur moment wystawienia faktury jest jednocześnie momentem przesłania jej do systemu.
Oznacza to, że:
- data wystawienia faktury jest rejestrowana przez system,
- nie można jej dowolnie zmieniać,
- nie można wystawić faktury dzisiaj i sprawić, aby wyglądała na wystawioną miesiąc wcześniej.
W praktyce oznacza to koniec możliwości „dopisywania” faktur do zamkniętych okresów w sposób, do którego część przedsiębiorców była przyzwyczajona.
Co można wpisać na fakturze?
To, że nie można zmienić daty wystawienia, nie oznacza, że nie można wskazać prawidłowej daty sprzedaży.
Na fakturze nadal można wykazać:
- datę wykonania usługi,
- datę dostawy towaru,
- datę sprzedaży.
Jeżeli usługa została wykonana 28 maja, a faktura została wystawiona 5 czerwca, na dokumencie można wskazać datę sprzedaży 28 maja.
Natomiast data wystawienia będzie zgodna z faktycznym dniem wysłania dokumentu do KSeF.
Do kiedy można wystawić fakturę?
Przepisy nadal przewidują możliwość wystawienia faktury po dokonaniu sprzedaży.
Co do zasady przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury:
do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę.
Przykład:
- usługa została wykonana 20 maja,
- fakturę można wystawić do 15 czerwca.
W KSeF data wystawienia będzie jednak odpowiadała rzeczywistemu momentowi przesłania dokumentu do systemu.
Dlaczego to takie ważne?
Dla wielu firm będzie to jedna z największych zmian organizacyjnych związanych z KSeF.
Dotychczas zdarzało się, że przedsiębiorca przypominał sobie o brakującej fakturze po kilku tygodniach i wystawiał ją z wcześniejszą datą.
W nowym systemie takie działanie nie będzie już możliwe.
Dlatego szczególnego znaczenia nabiorą:
- terminowe wystawianie faktur,
- bieżące przekazywanie dokumentów,
- kontrola sprzedaży,
- odpowiednie procesy w firmie.
Im lepiej firma przygotuje się organizacyjnie do pracy z KSeF, tym mniejsze ryzyko błędów i problemów w przyszłości.
KSeF wymaga większej dyscypliny
Krajowy System e-Faktur ma usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć przejrzystość rozliczeń. Jednocześnie wymaga od przedsiębiorców większej terminowości niż dotychczas.
Dlatego warto już dziś przeanalizować sposób wystawiania faktur w swojej firmie i upewnić się, że wszystkie procesy są odpowiednio uporządkowane.
Bo w KSeF system pamięta dokładnie, kiedy faktura została wystawiona.
I tej daty nie da się już cofnąć.