Od stycznia 2022 roku firmy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, ale w 2024 roku stanie się ono obowiązkowe dla wszystkich. Jakie zmiany w związku z tym nas czekają?
Na czym polega KSeF?
KSeF (Krajowy System e Faktur) to platforma stworzona do wystawienia i otrzymania faktur drogą elektroniczną. System ma wiele użytecznych funkcji dla przedsiębiorców. Dzięki niemu można sprawdzić poprawność wystawianych faktur, dopasować je do odpowiednich numerów oraz monitorować ich datę i godzinę wystawienia. Co więcej, system będzie nas powiadamiał o odrzuceniu faktury z powodu błędów, a także pozwala on na znaczną automatyzację kontroli podatkowych. Przedsiębiorcy nie muszą też dzięki niemu przesyłać plików JPK do urzędu skarbowego – już samo wystawienie faktury za jego pośrednictwem oznacza, że trafia ona od razu do obiegu.
Choć początkowo Ministerstwo Finansów twierdziło, że nowa forma faktury ma być kolejnym sposobem na dokumentowanie transakcji, obok istniejących już opcji papierowych i elektronicznych to jednak ustawa opublikowana 1 grudnia 2022 r. już niebawem spowoduje wymaganie wystawiania faktur jedynie w formie ustrukturyzowanej. Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako dokument wystawiony w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Ten rodzaj faktury elektronicznej jest zapisywany z unikatowym numerem identyfikacyjnym i może być tworzony tylko dzięki KseF. Co się zmieni?
KSeF- korekty faktur i faktury zaliczkowe
W celu uniknięcia błędów w fakturach ustrukturyzowanych nabywca otrzymujący fakturę zawierającą pomyłki (za wyjątkiem NIP nabywcy) będzie mógł zgłosić do KSeF propozycję faktury korygującej. Proponowana poprawka zostanie opatrzona numerem identyfikacyjnym i przedstawiona sprzedawcy do akceptacji. Po jej zatwierdzeniu faktura otrzyma swój właściwy numer i stanie się formalną notką korygującą.
Jeśli w trakcie danej transakcji wystawiane są faktury zaliczkowe, faktura końcowa powinna je autoryzować i potwierdzić, posiłkując się ich numerami identyfikacyjnymi. Podmiotom nie będzie już przysługiwało obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych po uzyskaniu zapłaty za daną usługę opodatkowaną w tym samym miesiącu, co rozliczenie. Celem tego jest uprościć procedury dokumentacyjne podatników.
W przypadku gdy transakcja ma miejsce poza granicami Polski, sprzedawca będzie zobowiązany do wydania faktury poza KSeF odbiorcy niebędącemu podmiotem posiadającym siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, lub niewymagającemu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zastosowanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF wiąże się z koniecznością oznaczenia jej w sposób umożliwiający weryfikację jej danych (np. poprzez kody QR).
Od kiedy obowiązkowo wystawiane e-faktury?
2 lutego 2023 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło proponowane zmiany w KSeF, które obejmują przesunięcie terminu wejścia obligatoryjnego z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r., wydłużenie terminu na wdrożenie dla podatników zwolnionych z VAT do 1 stycznia 2025 r., wykluczenie faktur B2C z KSeF, uwzględnienie biletów jako faktur oraz możliwość wystawiania faktur offline w trybie awaryjnym. Liberalizacja sankcji i ich stosowanie od 1 stycznia 2025 r. ma pomóc podatnikom przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania.
Jak poinformowało Ministerstwo Finansów, projekt Krajowego Systemu e-fakturowania będzie modyfikowany na podstawie oficjalnego raportu po przeprowadzeniu szerokich konsultacji publicznych. Wskazano, że wszystkie zmiany odzwierciedlają opinię organizacji przedsiębiorców, sektora IT oraz resortu infrastruktury. Sugerowane poprawki wezmą pod uwagę również postulaty księgowych i biegłych rewidentów.
Obecnie po ustaleniu nowego terminu przejścia na KSeF firmy mają ponad rok na dostosowanie swoich wewnętrznych procesów i infrastruktury do nowego otoczenia prawnego. Odpowiednie kroki należałoby podjąć jednak jak najszybciej, gdyż nasze dotychczasowe doświadczenia wskazują, że proces przygotowawczy może okazać się skomplikowany i czasochłonny.